Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Urzędnik ds. zarządzania dokumentacją
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Urzędnika ds. zarządzania dokumentacją, który dołączy do naszego zespołu i będzie odpowiedzialny za skuteczne zarządzanie dokumentacją organizacyjną, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami oraz standardami jakości. Osoba na tym stanowisku będzie pełnić kluczową rolę w utrzymaniu porządku w dokumentacji, wspierając tym samym sprawne funkcjonowanie jednostki administracyjnej.
Do głównych obowiązków będzie należało przyjmowanie, rejestrowanie, klasyfikowanie, archiwizowanie oraz udostępnianie dokumentów zgodnie z obowiązującymi procedurami. Urzędnik będzie również odpowiedzialny za monitorowanie cyklu życia dokumentów, w tym ich przechowywanie, aktualizację oraz bezpieczne niszczenie, gdy przestaną być potrzebne. Współpraca z innymi działami w zakresie wymiany dokumentów oraz zapewnienie ich dostępności w odpowiednim czasie będzie nieodzownym elementem pracy.
Kandydat powinien posiadać doświadczenie w pracy z dokumentacją, znać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych oraz potrafić obsługiwać systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Wymagana jest również dokładność, dobra organizacja pracy oraz umiejętność pracy pod presją czasu.
Oferujemy stabilne zatrudnienie w instytucji publicznej, możliwość rozwoju zawodowego oraz udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje. Praca odbywa się w standardowych godzinach urzędowych, w przyjaznym i wspierającym zespole.
Jeśli jesteś osobą skrupulatną, odpowiedzialną i chcesz mieć realny wpływ na sprawne funkcjonowanie administracji, zapraszamy do aplikowania na stanowisko Urzędnika ds. zarządzania dokumentacją.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Rejestrowanie i klasyfikowanie dokumentów przychodzących i wychodzących
- Zarządzanie archiwum dokumentów papierowych i elektronicznych
- Zapewnienie zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami
- Współpraca z innymi działami w zakresie obiegu dokumentów
- Monitorowanie terminów przechowywania i niszczenia dokumentów
- Tworzenie raportów i zestawień dotyczących dokumentacji
- Udzielanie wsparcia pracownikom w zakresie dostępu do dokumentów
- Aktualizacja procedur zarządzania dokumentacją
- Utrzymywanie porządku i ładu w systemie dokumentacyjnym
- Zabezpieczanie dokumentów zawierających dane wrażliwe
Wymagania
Text copied to clipboard!- Wykształcenie średnie lub wyższe (preferowane administracyjne lub pokrewne)
- Doświadczenie w pracy z dokumentacją biurową
- Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych (RODO)
- Umiejętność obsługi komputera i systemów do zarządzania dokumentacją
- Dokładność i skrupulatność w wykonywaniu obowiązków
- Dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją czasu
- Komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
- Znajomość zasad archiwizacji dokumentów
- Samodzielność i odpowiedzialność
- Gotowość do ciągłego podnoszenia kwalifikacji
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w pracy z dokumentacją biurową?
- Czy znasz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych?
- Jakie systemy do zarządzania dokumentacją znasz?
- Czy potrafisz pracować pod presją czasu?
- Jak radzisz sobie z organizacją dużej ilości dokumentów?
- Czy masz doświadczenie w pracy w administracji publicznej?
- Jakie szkolenia z zakresu dokumentacji ukończyłeś?
- Czy potrafisz tworzyć raporty i zestawienia dokumentacyjne?
- Jakie masz oczekiwania wobec tego stanowiska?
- Czy jesteś gotowy do pracy w standardowych godzinach urzędowych?
